Microsoft Exchange is een mailserver van Microsoft waarmee organisaties e-mail, agenda’s en contactpersonen centraal beheren. Als je op je werk een e-mailaccount hebt, is de kans groot dat dat account draait op Exchange. Het is één van de meest gebruikte systemen voor zakelijke communicatie wereldwijd.
Hoe werkt Exchange precies?
Exchange is software die e-mailberichten verwerkt, opslaat en verstuurt. Het werkt als een centrale plek waar alle communicatie samenkomt. Wanneer jij een e-mail verstuurt via je werkaccount, gaat dat bericht via de Exchange-server naar de ontvanger. Die server regelt ook de synchronisatie van je agenda en contactpersonen.
Wat Exchange bijzonder maakt ten opzichte van gewone e-mailproviders, is dat alles in één systeem zit. Je e-mail, je afspraken en je adresboek zijn allemaal met elkaar verbonden. Verander je een afspraak in je agenda? Dan zien je collega’s dat meteen.
Exchange Server of Exchange Online: wat is het verschil?
Exchange bestaat in twee varianten: Exchange Server en Exchange Online. Het verschil zit hem in de locatie van de server.
Bij Exchange Server staat de server fysiek bij jouw organisatie, op locatie. Jouw eigen IT-afdeling beheert die server dan. Dat geeft veel controle, maar vraagt ook om technische kennis en onderhoud.
Bij Exchange Online staat de server niet meer bij jou, maar in de datacenters van Microsoft. Je hoeft dan zelf geen server te onderhouden. Dit is de cloudvariant en maakt deel uit van Microsoft 365. Veel organisaties kiezen tegenwoordig voor Exchange Online, omdat het minder technisch beheer vraagt en je overal bij je e-mail kunt.
Wat kun je allemaal doen met Exchange?
Exchange is veel meer dan alleen e-mail versturen en ontvangen. Het biedt een heel pakket aan functies die handig zijn voor organisaties:
- E-mail versturen, ontvangen en beheren via een zakelijk account
- Een gedeelde agenda bijhouden en afspraken plannen met collega’s
- Contactpersonen opslaan en delen binnen de organisatie
- Taken aanmaken en bijhouden
- Gedeelde mailboxen gebruiken, bijvoorbeeld voor een algemeen info-adres
- E-mail bereikbaar houden op meerdere apparaten tegelijk, zoals je laptop, telefoon en tablet
Al deze functies zijn gesynchroniseerd. Dat betekent dat wat je op je laptop doet, ook meteen zichtbaar is op je telefoon.
Met welke programma’s werkt Exchange samen?
Exchange werkt het prettigst samen met Microsoft Outlook. Outlook is het e-mailprogramma van Microsoft en is speciaal gebouwd om goed samen te werken met Exchange. Via Outlook heb je toegang tot al je e-mail, je agenda en je contactpersonen in één overzicht.
Maar Exchange werkt ook met andere e-mailprogramma’s en apps. Op je smartphone kun je Exchange-accounts instellen via de standaard e-mailapp van Android of iPhone. Ook webmail is mogelijk: via de browser log je in op Outlook op het web om je Exchange-mailbox te openen.
Waarom gebruiken organisaties Exchange?
Organisaties kiezen voor Exchange omdat het een betrouwbaar en veilig systeem is voor zakelijke communicatie. Een paar redenen waarom het populair is:
Ten eerste werkt alles samen. E-mail, agenda en contactpersonen zitten in één systeem. Dat maakt samenwerken makkelijker. Je kunt direct zien wanneer een collega beschikbaar is en een vergadering inplannen zonder lange e-mailketens.
Ten tweede biedt Exchange beveiliging en beheer. De IT-afdeling kan rechten instellen, wachtwoorden beheren en beveiligingsregels toepassen voor het hele bedrijf. Verliest iemand zijn telefoon? Dan kan de IT-afdeling de Exchange-verbinding op afstand verbreken.
Ten derde is Exchange schaalbaar. Of een organisatie nu tien medewerkers heeft of tienduizend, Exchange past zich aan. Kleine bedrijven, middelgrote bedrijven en grote ondernemingen gebruiken het allemaal.
Herken je een Exchange-account?
Wil je weten of jouw werkaccount een Exchange-account is? In Outlook kun je dat eenvoudig controleren. Ga naar de accountinstellingen en kijk bij het type account. Staat er “Exchange” of “Microsoft Exchange”? Dan gebruik je Exchange. Exchange-accounts hebben vaak een zakelijk e-mailadres met de domeinnaam van je werkgever, zoals naam@bedrijfsnaam.nl.
Veelgestelde vragen
Is Exchange hetzelfde als Outlook?
Nee, Exchange en Outlook zijn niet hetzelfde. Exchange is de server die e-mail, agenda en contactpersonen beheert en opslaat. Outlook is het programma waarmee je die informatie bekijkt en gebruikt. Outlook is dus de voorkant, Exchange de achterkant.
Kan ik Exchange ook gebruiken als klein bedrijf?
Ja, Exchange is ook geschikt voor kleine bedrijven. Via Microsoft 365 kun je Exchange Online afnemen als onderdeel van een abonnement. Je hebt dan geen eigen server nodig en betaalt per gebruiker per maand.
Wat is een gedeelde mailbox in Exchange?
Een gedeelde mailbox in Exchange is een e-mailadres dat meerdere mensen kunnen beheren. Denk aan een adres als info@bedrijfsnaam.nl. Meerdere medewerkers kunnen die mailbox openen, e-mails lezen en beantwoorden, zonder dat ze allemaal een apart account nodig hebben.
Wat gebeurt er als de Exchange-server uitvalt?
Als de Exchange-server uitvalt, kun je tijdelijk geen e-mail versturen of ontvangen via dat account. Bij Exchange Online zorgt Microsoft voor hoge beschikbaarheid en worden storingen snel verholpen. Bij een Exchange Server op locatie is de eigen IT-afdeling verantwoordelijk voor het herstel.